Онлайн-демонстрация Assets Inventory Management

Одной из наиболее трудозатратных задач, стоящих перед ИТ-подразделениями является проведение совместно с бухгалтерией инвентаризации. Как правило, ИТ-подразделения решают еще более комплексную задачу – проводят аудит ИТ-активов. В ходе аудита проверяется не только наличие учтенных основных средств и материалов, но формируется полная картина их расположения с точностью до помещения, фиксируется вся неучтенная техника, уточняются и документируются причины её отсутствия. Аудит может проводиться как для техники относящийся к ИТ (мониторы, принтеры, ПК и т.п.), так и для активов за которые отвечает хозяйственная служба или служба эксплуатации зданий (столы, стулья, кулеры и т.п.).

Регулярное проведение аудита позволяет поддерживать актуальность базы конфигурационных единиц и контролировать качество процесса управления конфигурациями. Кроме того, регулярный аудит позволяет избежать неприятных «сюрпризов» при проведении официальной инвентаризации.

При проведении аудита чаще всего возникают одни и те же вопросы:

  • Сколько нужно ресурсов, чтобы уложиться в требуемые сроки?
  • Как сделать всё качественно, без повторных обходов?
  • Как сопоставить данные собственного учета с ведомостью, полученной в бухгалтерии?
  • Где и как сохранять актуальность полученных данных?

Для ответа на эти вопросы нужно правильно выстроить процесс учета материальных активов и внедрить необходимые средства автоматизации.

В качестве средства автоматизации мы используем специализированный программный комплекс Assets Inventory Management (AIM). В рамках проекта мы проводим его развёртывание, интеграцию с базами активов, настраиваем разграничение прав, разрабатываем регламенты учета и инвентаризации активов. Для персонала проводятся тренинги по использованию комплекса. В соответствии со спецификой проекта мы выбираем и поставляем необходимые сканеры штрих-кода, специализированные принтеры для печати этикеток и расходные материалы.

В результате реализации проекта заказчик получает полностью настроенный комплекс на базе AIM, комплект необходимой документации и обученный персонал.

По нашему опыту использование  комплекса на базе AIM позволяет добиться следующих результатов:

  • Сокращаются сроки проведения инвентаризации,  упрощается контроль за ходом её проведения.
  • Снижаются требования к персоналу,  привлекаемому для проведения инвентаризации (с заданиями успешно справляется даже студенты-практиканты).
  • Становится доступна точная актуальная информация об активах: местоположение, дата последнего обнаружения и их количество.
  • Все отклонения фактического местоположения актива от учетных данных находятся под контролем, регистрируются как инциденты и доводятся до логического решения.